Missions :
Gestion des appels téléphoniques
Gestion du courrier : réception et expédition.
Montage des dossiers d’appels d’offres :
- Rechercher les dossiers de consultation des entreprises (DCE), préparer la partie administrative des appels d’offre, compiler les estimations et le dossier technique fournis par les commerciaux, puis déposer ces dossiers et suivre leur acceptation.
Gestion de la sous-traitance :
- Rédaction des contrats et des DC4, ainsi que l’obtention des agréments de sous-traitance.
Gestion des commandes liées à la sous-traitance.
Pour les techniciens :
Suivre les cartes professionnelles, BTP, ainsi que les habilitations et certifications du personnel (CACES, recyclage, habilitations électriques, amiante, etc.).
Gérer les équipements de protection individuelle (EPI) et les vêtements de travail (assurer la bonne tenue des stocks).
Gérer le parc automobile.
Rôle RH :
Gérer l’intégration des collaborateurs en agence (de la commande du matériel jusqu’à la fin de la période d’essai).
Saisir et transmettre les feuilles d’heures ainsi que les éléments variables de paie au Centre de Services Partagés (CSP), en incluant les arrêts de travail.
Compléter et suivre l’avancement du plan de formation dans le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) (organisation des sessions de formation, suivi budgétaire).
Organiser le processus de départ en cas de départ d’un collaborateur, incluant la restitution du matériel professionnel et du véhicule de société ou de fonction.